Como organizar contratos e provas para facilitar a recuperação do crédito.
A mercadoria foi entregue, a nota fiscal foi emitida e o cliente prometeu pagar na semana seguinte. Depois de algumas cobranças, ele deixou de responder. A empresa sabe que tem um crédito, mas, ao organizar os documentos, descobre que o pedido ficou em uma conversa e que ninguém guardou o comprovante da entrega.
Esse problema começa antes do atraso. A forma como a venda é documentada influencia o caminho disponível para cobrar e o trabalho necessário para demonstrar o que aconteceu. Por isso, organizar o crédito deve fazer parte da rotina comercial, enquanto a relação com o cliente ainda funciona bem.
1. Ter prova da venda e ter título executivo são coisas diferentes
Notas fiscais, pedidos, mensagens e comprovantes de entrega ajudam a demonstrar a contratação. Contudo, nem todo conjunto de provas permite iniciar diretamente uma execução, procedimento destinado à satisfação de uma obrigação já representada por título ao qual a lei atribui força executiva.
O art. 783 do Código de Processo Civil exige obrigação certa, líquida e exigível. Em termos práticos, deve ser possível identificar o que é devido, determinar o valor e demonstrar que o pagamento já pode ser exigido. Quando a cobrança depende do cumprimento de uma obrigação do vendedor, também será necessário comprovar essa etapa.
Um contrato pode ser válido mesmo sem testemunhas e, ainda assim, não preencher os requisitos da hipótese mais comum de título particular. O art. 784, III, do CPC prevê o documento assinado pelo devedor e por duas testemunhas. Há outras espécies de títulos e regras próprias, inclusive para documentos eletrônicos.
2. A assinatura eletrônica precisa vir acompanhada de segurança
Contratar a distância pode simplificar a operação sem sacrificar a qualidade da prova. O cuidado está em utilizar um procedimento que permita verificar quem assinou, qual versão foi aceita e se o documento foi alterado.
O art. 784, § 4º, do CPC admite as modalidades de assinatura eletrônica previstas em lei e dispensa testemunhas quando a integridade do título eletrônico for conferida por provedor de assinatura. Isso não transforma qualquer imagem de assinatura colada em um PDF em título executivo. É preciso examinar como a assinatura foi produzida e preservar os elementos de verificação.
3. A nota fiscal é importante, mas pode não bastar
A nota fiscal registra a operação, mas sua emissão unilateral pode deixar em aberto discussões sobre entrega, quantidade, aceite ou vencimento. Na prática, pedido aprovado e comprovante de recebimento ajudam a completar a história que o documento fiscal, sozinho, nem sempre conta.
Também existem instrumentos próprios para vendas mercantis, como a duplicata. A Lei nº 5.474/1968 permite, em determinadas condições, executar uma duplicata sem aceite. Para isso, exige, cumulativamente, protesto, prova da entrega e do recebimento da mercadoria e ausência de recusa comprovada do aceite nos termos legais.
Portanto, a assinatura do comprador reconhecendo a dívida não é a única forma de viabilizar uma execução.
A escolha do instrumento deve acompanhar o negócio. Uma distribuidora, uma prestadora de serviços e uma empresa que recebe pagamentos recorrentes podem precisar de rotinas documentais diferentes.
4. Se a documentação estiver incompleta, ainda pode haver caminho
A ausência de título executivo não elimina automaticamente o direito de cobrar. Conforme a prova disponível, pode ser adequada uma ação monitória, prevista no art. 700 do CPC para quem dispõe de prova escrita sem força executiva, ou uma ação de cobrança pelo procedimento comum.
Da mesma forma, a execução admite defesa. O devedor pode discutir pagamento, excesso de cobrança, inexigibilidade e outras matérias. Um título bem formado permite partir de uma posição processual diferente, mas não garante recebimento imediato nem resolve a falta de patrimônio do devedor.
5. Uma rotina comercial que facilite a cobrança
Antes de liberar uma venda a prazo, vale conferir quem está contratando, os poderes de quem assina, o valor, os vencimentos e os encargos admitidos para o atraso. Depois, é preciso guardar o aceite do pedido e a prova do cumprimento da obrigação, com registros que possam ser localizados sem depender da memória da equipe.
Quando houver renegociação, o novo documento deve esclarecer o saldo, os pagamentos anteriores e as condições do acordo. A revisão jurídica ajuda a escolher o instrumento adequado e a evitar que uma venda bem realizada se torne difícil de demonstrar justamente quando o pagamento deixa de acontecer.
Se o seu cliente parasse de pagar hoje, sua empresa conseguiria apresentar, em poucos minutos, os documentos daquela operação? Essa resposta diz muito sobre a qualidade da sua gestão de crédito.
